Datenlöschung

Die rechtzeitige Löschung von Daten ist ein wichtiger Teil des Datenschutzes. Sophie unterstützt Sie dabei.

Automatische Löschung

Konfiguration

Unter Einstellungen > Datenschutz > Löschfristen:

1. Legen Sie fest, wann Daten gelöscht werden sollen
2. Wählen Sie, welche Daten betroffen sind
3. Aktivieren Sie die automatische Löschung

Standard-Fristen

Erinnerungen

30 Tage vor automatischer Löschung:

• Sie erhalten eine Benachrichtigung
• Sie können die Löschung verschieben oder bestätigen

Manuelle Löschung

Einzelnen Bewerber löschen

1. Öffnen Sie das Bewerberprofil
2. Klicken Sie auf Bewerber löschen
3. Bestätigen Sie

Daten einzeln löschen

1. Öffnen Sie das Bewerberprofil
2. Gehen Sie zu Datenschutz
3. Wählen Sie die zu löschenden Daten
4. Klicken Sie auf Ausgewählte löschen

Mehrere Bewerber löschen

1. Gehen Sie zur Bewerberübersicht
2. Wählen Sie mehrere Bewerber aus
3. Klicken Sie auf Löschen
4. Bestätigen Sie

Löschung auf Anfrage

Wenn ein Bewerber Löschung fordert

1. Bewerber schreibt: "Bitte löschen Sie meine Daten"
2. Sophie informiert Sie
3. Sie prüfen die Anfrage
4. Sie geben die Löschung frei

Prüfung der Anfrage

Vor der Löschung prüft Sophie:

• Ist der Bewerber identifiziert?
• Läuft noch ein aktives Verfahren?
• Gibt es gesetzliche Aufbewahrungspflichten?

Bei aktivem Verfahren

Sophie informiert den Bewerber:

"Ihre Löschungsanfrage wurde notiert. Da Ihr Bewerbungsverfahren noch läuft, werden Ihre Daten nach dessen Abschluss gelöscht. Sie können jederzeit Ihre Bewerbung zurückziehen."

Was wird gelöscht?

Vollständige Löschung

Bei Löschung eines Bewerbers werden entfernt:

• Name und Kontaktdaten
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Alle hochgeladenen Dokumente
• Kommunikationsverlauf
• Bewertungen und Notizen
• Terminhistorie

Anonymisierte Statistiken

Folgende Daten bleiben anonymisiert erhalten:

• Anzahl Bewerbungen (ohne Namen)
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit
• Erfolgsquoten

Diese Daten können keiner Person zugeordnet werden.

Löschprotokoll

Dokumentation

Jede Löschung wird dokumentiert:

• Zeitpunkt der Löschung
• Grund (automatisch, manuell, Anfrage)
• Durchführender Nutzer
• Betroffene Datentypen

Protokoll einsehen

Unter Einstellungen > Datenschutz > Löschprotokoll:

• Alle durchgeführten Löschungen
• Filter nach Zeitraum und Typ
• Export als PDF

Aufbewahrungspflichten

Gesetzliche Fristen

Manche Daten müssen aufbewahrt werden:

• Steuerrelevante Dokumente: 10 Jahre
• Vertragsunterlagen: 6 Jahre nach Vertragsende

Kennzeichnung

Sophie kennzeichnet Daten mit Aufbewahrungspflicht:

• Diese können nicht vorzeitig gelöscht werden
• Nach Fristablauf erfolgt automatische Löschung

Sicherheitslöschung

Verschlüsselte Vernichtung

Gelöschte Daten werden:

• Überschrieben (nicht nur markiert)
• Aus allen Backups entfernt (nach 30 Tagen)
• Protokolliert

Unwiderruflich

Gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden.

Best Practices

• Prüfen Sie regelmäßig die Löschprotokolle
• Reagieren Sie zeitnah auf Löschanfragen
• Konfigurieren Sie sinnvolle automatische Fristen
• Dokumentieren Sie Löschungen für Nachweispflicht