Einwilligungen verwalten
Wie Sophie Einwilligungen von Bewerbern einholt und verwaltet.
Einwilligungen sind die Grundlage für die DSGVO-konforme Datenverarbeitung. Sophie verwaltet diese automatisch.
Arten von Einwilligungen
Basis-Einwilligung
Erlaubt die grundlegende Verarbeitung von Bewerberdaten.
Wird erteilt bei:
- Erster Kontaktaufnahme durch Bewerber
- Bewerbung auf eine Wohnung
Umfasst:
- Speicherung der Kontaktdaten
- Kommunikation per E-Mail
- Prüfung der Bewerbung
Erweiterte Einwilligung
Für zusätzliche Kommunikationskanäle.
Optional für:
- WhatsApp-Kommunikation
- SMS-Benachrichtigungen
- Telefonkontakt
Dokumenten-Einwilligung
Für die Verarbeitung sensibler Dokumente.
Wird erteilt vor:
- Upload von Gehaltsnachweisen
- Upload von SCHUFA-Auskunft
- Upload von Personalausweis
Einwilligungsprozess
Automatische Einholung
Erstkontakt Sophie begrüßt den Bewerber und informiert über Datenverarbeitung.
Bestätigung Bewerber bestätigt die Einwilligung durch Fortführung der Kommunikation.
Dokumentation Sophie speichert Zeitpunkt und Art der Einwilligung.
Explizite Einwilligung
Für sensible Daten fordert Sophie eine explizite Bestätigung:
"Um Ihre Bewerbung vollständig zu prüfen, benötigen wir Ihre SCHUFA-Auskunft. Sind Sie damit einverstanden, dass wir diese Daten verarbeiten?"
Der Bewerber antwortet mit Ja oder Nein.
Einwilligungsstatus einsehen
Im Bewerberprofil
- Öffnen Sie den Bewerber
- Gehen Sie zu Datenschutz
- Sehen Sie alle erteilten Einwilligungen
Übersicht
Unter Einstellungen > Datenschutz > Einwilligungen:
- Alle Einwilligungen nach Status
- Export für Dokumentation
Widerruf von Einwilligungen
Durch den Bewerber
Bewerber können Einwilligungen jederzeit widerrufen:
- Bewerber schreibt an Sophie: "Ich widerrufe meine Einwilligung"
- Sophie bestätigt den Widerruf
- Die entsprechende Verarbeitung wird eingestellt
- Sie werden informiert
Konsequenzen
Bei Widerruf der Basis-Einwilligung:
- Kommunikation wird eingestellt
- Bewerbung kann nicht fortgesetzt werden
- Daten werden zur Löschung vorgemerkt
Bei Widerruf einzelner Kanäle:
- Nur der jeweilige Kanal wird deaktiviert
- Bewerbung läuft über andere Kanäle weiter
Double-Opt-In
Für E-Mail-Kommunikation
- Bewerber gibt E-Mail-Adresse an
- Sophie sendet Bestätigungslink
- Bewerber klickt auf Link
- E-Mail ist verifiziert
Vorteile
- Rechtssicherheit
- Schutz vor Spam-Anmeldungen
- Nachweis der Einwilligung
Nachweispflicht
Sophie dokumentiert für jede Einwilligung:
- Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit)
- Art der Einwilligung
- Inhalt der Information
- Kanal (E-Mail, WhatsApp, etc.)
- IP-Adresse (wenn verfügbar)
Export
Unter Einstellungen > Datenschutz:
- Klicken Sie auf Einwilligungen exportieren
- Wählen Sie Zeitraum und Format
- Laden Sie die Dokumentation herunter
Best Practices
- Prüfen Sie regelmäßig den Einwilligungsstatus
- Informieren Sie Bewerber transparent
- Respektieren Sie Widerrufe sofort
- Dokumentieren Sie alle Einwilligungen